VmVKLu

Verslag alternatieve ALV 2020

Zeer gewaardeerde veteraan,

Ik hoop dat u dit bericht in goede gezondheid leest en hoop oprecht dat het goed met u gaat!
Eind oktober hebben wij u geïnformeerd over het organiseren van een alternatieve Algemene Leden Vergadering als gevolg van de Corona of COVID-19 maatregelen. Daartoe heeft u digitaal of via old school mail alle benodigde stukken voor de ALV ontvangen en hebt u de gelegenheid gekregen om via Surveymonkey mee te stemmen, uw commentaar te leveren en vragen voor de rondvraag in te dienen. Op 14 november is de Surveymonkey afgesloten. Hiermee informeer ik u over de resultaten van deze alternatieve ALV.

De door het bestuur gekozen alternatieve aanpak voor de ALV is, met uitzondering van een enkeling, door alle leden van de ALV goed ontvangen en gewaardeerd. Onze verwachting van een hogere respons omdat ditmaal alle VmVKLu leden konden meestemmen is bewaarheid geworden. Van de 745 leden hebben maar liefst 209 leden deelgenomen aan de ALV. Dat is 28% van het ledenbestand en de hoogste score tot nu toe. De alternatieve ALV heeft wel als nadeel dat een actieve discussie al dan niet naar aanleiding van een vraag niet mogelijk is. Daar zijn we ons van bewust, maar ook hier geldt het adagium van roeien met de riemen die we hebben. Onderstaand volgen de resultaten van de enquête, gevolgd door de meest relevante opmerkingen uit de rondvraag waar we een reactie op geven.

In totaal hebben 209 leden tijdens de ALV hun stem uitgebracht. Daarvan hebben er digitaal gestemd: 191 en via reguliere post : 18. Onderstaand staan de bevindingen.
Ter illustratie: Gaat u akkoord met het verslag van de ALV 2019? Hiervan is de uitslag: (202 1 6 209). Dit betekent dat 202 leden hebben voorgestemd. Tegen: 1 Onthouding: 6 Totaal gestemd: 209.

1. Akkoord met het verslag ALV 201997%(202 1 6 209)
2. Akkoord met het financieel verslag 201997%(203 3 3 209)
3. Akkoord met de decharge van het BESTUUR96%(201 2 6 209)
4. Akkoord met benoemen Drs Bart Holewijn als bestuurslid95%(199 2 8 209)
5. Akkoord met herbenoemen Herman Janssen als bestuurslid99%(208 1 0 209)
6. Akkoord met herbenoemen Dré van Hugten als bestuurslid98%(205 2 2 209)
7. Akkoord met benoemen tot ERELID Wim Boonstra94%(197 1 11 209)
8. Akkoord met benoemen tot ERELID Herman Janssen95%(199 2 8 209)

Uit de rondvraag zijn de volgende onderwerpen naar voren gekomen:

1. Kosten storneringen bedraagt de helft van de inkomsten contributie. Klopt dat? Wat is de oorzaak van zoveel storneringen?
Antwoord: De kosten van de storneringen zijn gelukkig niet zo hoog en bedragen €400 euro. Dat baart ons wel zorgen. De oorzaak ligt bij de leden. Zonder opgave van redenen wordt de contributie door de leden zelf gestorneerd, omdat men onbekend is waarom het wordt afgeboekt, of inmiddels een ander banknummer heeft dat onbekend is bij de administratie. Bovendien blijkt ook het aanleveren van grote “ batches” niet door het systeem van de bank te kunnen worden verwerkt.
Hoe kunnen we dat voorkomen?
Antwoord: De leden dienen adreswijzigingen of banknummer mutaties door te geven aan de penningmeester VmVKLu. Daarnaast is met de ING afgesproken om voortaan kleinere “ batches” te maken waardoor het boeken minder storingsgevoelig is.

2. Toelichting Financieel verslag gevraagd.
Antwoord: Blijkbaar heeft niet iedereen eerst de toegezonden stukken voor de ALV doorgelezen alvorens deel te nemen aan de Surveymonkey. Bovendien heeft de Kas Controle Commissie haar bevindingen gerapporteerd. Desondanks neemt de penningmeester dit signaal op en is bereid om via e-mail de nodige tekst en uitleg te geven.

3. Vanuit Curaçao kwam de suggestie om een Balans en P&L ( Profit and Loss Red) op te stellen.
Antwoord: Het bestuur is van mening dat de stukken die al sinds de oprichting van de VmVKLu worden gebruikt af-doende zijn. Bovendien is geen sprake van winst en verlies maken edoch een overzicht van binnengekomen contributie en gemaakte kosten.

4. Verder zijn er vragen gesteld over de voordrachten tot erelid van Wim Boonstra en Herman Janssen.
Antwoord: Wim Boonstra is door het bestuur voorgedragen voor zijn langdurige en onberispelijke staat van dienst voor de VmVKLu, waar hij aan de wieg heeft gestaan bij de oprichting en sindsdien bestuurlijke functies op voortreffelijke wijze heeft ingevuld. Als gevolg van gehoorproblemen, waardoor vergaderingen steeds moeilijker te volgen zijn, heeft hij dit jaar besloten al zijn bestuurlijke functies neer te leggen. Herman Janssen is door meer dan tien leden van de VmVKLu schriftelijk aan het bestuur voorgedragen voor het ere-lidmaatschap.

Omdat beide heren voldoen aan alle criteria heeft het bestuur de benoeming tot erelid voorgelegd aan de Algemene Leden Vergadering. Wat het bestuur betreft hoeft een actieve vervulling van een bestuursfunctie geen belemmering te zijn voor een benoeming tot erelid. In tegendeel, en de resultaten van de ALV spreken voor zich.
Door de sobere uitvoering van deze ALV hecht het bestuur er aan om de mondelinge toelichting, het benodigde ceremonieel en de huldiging van de eerste ereleden van de VmVKLu alsnog te laten plaatsvinden op de eerstkomende fysieke ALV en reünie van de VmVKLu.

Tot zover de opgebrachte rondvragen. Een en ander mag niet verhelen dat het bestuur de vaststelling contributie niet aan de orde heeft gesteld. Conform de Statuten dient de contributie door de ALV te worden vastgesteld. Evenwel geven de Statuten niet aan dat het jaarlijks dient te gebeuren. Omdat de contributie reeds eerder door de ALV is vastgesteld en er geen redenen zijn om daarvan af te wijken, is derhalve de verschuldigde contributie ongewijzigd gebleven. In het Huishoudelijk Reglement wordt aangegeven dat de verschuldigde contributie bij voorkeur automatisch of per machtiging wordt voldaan. Daarmee wordt niet alleen de taak van de penningmeester verlicht maar kunnen onnodige kosten als gevolg van storneringen worden voorkomen.

Het VmVKLu bestuur komt tot de conclusie dat de VmVKLu conform de Statuten en Artikel 6 van de Noodwet COVID van 22 april 2020, heeft voldaan aan het organiseren van een jaarlijkse Algemene Leden Vergadering.
De ALV dankt Wim Boonstra voor zijn bijzondere verdiensten als bestuurslid van de VmVKLu en verwelkomt Bart Holewijn als nieuw bestuurslid.
Herman Janssen heeft de functie van bestuurslid overgenomen van Wim Boonstra en draagt zijn functie van secretaris over aan Bart Holewijn.
Dré van Hugten prolongeert zijn functie als vice-voorzitter.
Ik wens de nieuwe bestuursleden veel succes en inspiratie toe in het komende bestuursjaar. Voorts dank ik de Kas Controle Commissie voor haar activiteiten. Verder wens ik onze onvolprezen penningmeester Alex van Ginkel een spoedig herstel toe. We zijn trots en verheugd dat hij zijn activiteiten als penningmeester onverdroten voortzet. Tot slot dank ik de ALV voor het begrip, de welwillende medewerking en inzet waardoor deze alternatieve ALV succesvol is verlopen.

Met een veteranen saluut,

Gerrit Hut
Voorzitter

Verslag alternatieve ALV 2020
Schuiven naar boven